Gmailの受信トレイを空にするように努力する

Gmailに限らず、メールの受信トレイは「空」にするようにするということは随分前からGTD関連では言われていたことですが、Gmailの重たさとThunderbirdとの同期の問題などなどで、なかなか思うように作業が進みませんでした。

そこで、件のPrismでGmailがいくらかでも軽く動作するようになったのを機に、改めてGmailの受信トレイを空にすべく作業してみようと思います。

GTD関連の紹介サイトをみれば、ズバリ!なやり方はたくさんあります。「空にする」という意味では。

ただ、自分のメールの利用の仕方がGTDで扱われるようなレベルにはないので、うまく当てはまりません。顕著なのがメーリングリスト、ニュースレター、DMなどのあとで読んでも構わないようなメールはフィルタを設定して自動的にアーカイブするようにして受信トレイをスキップするという所です。

なぜかって?受け取るメールのほとんどが、その手のメールだからです。結局、あとで読むべきメールが未読のままアーカイブされていくことになってしまうからです。

そこで、「今日、受信したメールは今日のうちに目を通し、目を通したものはアーカイブして受信トレイに残らないようにする」というスタンスで事を運んでいきたいと思います。

  1. ラベルを付けてフィルタを設定しても受信トレイはスキップさせない。
  2. 既読状態のものは、どんどんアーカイブして受信トレイから外す。
  3. ラベルによるフィルタリング徹底的にやる。
  4. ラベルに未読で30件以上あるものは、そのサービスは自分には必要ない、あるは興味がないものである確率が高いので解約してしまう。
  5. 件名だけで、その内容がわかるもの(ブログにコメントがついたなど)はすぐに既読にしてアーカイブする。
  6. あとで詳しく読みたいメールには「詳しく読む」などのラベルをつけておく。

まずはこの位から実践してみました。1日に受信するメールの件数が多い場合にはちょっと現実的ではないと思います。

また、自分の場合はUbuntuを使っているので、Tomboyメモというメモツールを使って、ブログのネタになりそうな部分とかいったものを張り付けるようにしようと思ってます。Prismに拡張を入れられたらGoogleノートブックを使ってもいいかもしれませんね(拡張いれてPrismが重くなったら意味がないわけですが・・・) 。あるいはGoogleノートブックをPrismで常駐させるとか?

ちょっとしたメモ帳を作る

「1ページ目は表紙で、2ページ目はリスト、3ページ目からはカレンダーがいいかなぁ」――。そんな感じで自分だけのメモ帳を簡単に作れるのがWebサイトが「PocketMod」だ。

ITmedia Biz.ID:A4用紙で自分だけのメモ帳を作る (2007-02-13)

来週3日間、東京に行く用事があるので、メモ帳というより「旅行のしおり」的な感じで作ってみました。ただ、プリンタの設定なのか性能なのかうまい具合にぴったりA4サイズってわけにはいきませんでした。

プリンタの設定を変えて何回か試してみましたが、どうにもうまくいきませんでした。結局、はみ出た余りをカットして整えました。

ITmediaではGTDに特化したパターンを紹介してましたが、自分の場合は3日間の予定表みたいな感じで組んで見ました。
一応、表紙、その次に週間予定表(内3日しか使わない)、それから1日の予定表を3ページ。メモスペースを2ページ、最後にアドレス欄(ホテルの住所や連絡先を控える)。
まさに学生時代の「修学旅行のしおり」って感じです。

普段、スケジュール帳を持ち歩かないし、東京自体10年ぶりくらいなので、路線の乗り継ぎなんかもさっぱりになってしまったので、どこの駅で何に乗って何に乗り継いで、どこの出口から出るなんてことをメモっておけば気持ちがラクになるってもんです。

あとは時間厳守でいかないといけないところの周辺地図を携帯からすぐに見られるようにしておけば、尚良いかなと思います。

google bookmarksを便利に使いたい

ブラウザには当然、普段利用するサイトをブックマークに保存しておくわけですが、そのうち数が膨大になってしまって探すのが一苦労なんてのは、よく目にする話なんですが、確かに自分自身、ブックマーク数が多くなっていくことも悩みの種ですが、それよりも複数のPCでブックマークが同期されてないというのが困るわけなんです。

もっともソーシャルブックマークサービスを利用するという手段があるわけですが、ちょっと興味があるようなサイトをページ単位でクリップしておく場合や、サービス名の通りソーシャルとして公開してしまう場合はこちらで問題はないでしょうが、極々私的なものの場合や公開する必要のないものなどはちょっと使い勝手が良くないわけです。個人的には。

そこでGoogle Bookmarkに普段使うサイトを登録しておいて複数のPCから利用できるようにしておいたわけです。
ただ、イチイチGoogle Bookmarkのサイトを開くのは面倒なので、

Going My Way: FirefoxのツールバーからGoogle Bookmarkへのアクセスを可能にするFirefox用エクステンションGoogle Bookmarks Button

を見て複数のPCのFirefoxにエクステンションを導入しました。これでGoogle Bookmarkに登録してあるものであればイチイチ、Google Bookmarkのサイトを開かなくても目的のページを開くことが出来るようになりました。
ただ、あくまでツールバーから利用できるというものなので、サイトの巡回なんかには向きません。
で、どうせならFirefoxのサイドバーにGoogle Bookmarkを表示できたら便利なのにと思っていたわけです。
あるんですね。そんなエクステンションがちゃんと。GMarksというのが。このエクステンションをインストールしてFirefoxを再起動してツールバーのカスタマイズから任意の場所にボタンを置いてやれば使えます。ただコレからブックーマークを追加出来るのかちょっとわからないので、Google Bookmarks Buttonもそのまま残して置くことにしました。

「Bookmarks」を挟んで右側がGmarksのボタンです。色なしの星マークとBookmarksの文字までがGoogle Bookmarks Buttonということになります。

ブックマークの同期ということであれば、Google Browser Sync for Firefoxを利用すると言う手もあります。ブックマークのみならずクッキーやID、パスワードも同期できるのでこのサイトのIDはあっちのPCだったなんてことにはなりませんが、googleさんにすべてを預けることになるので、どこまで自分がgoogleさんを信用するかということになります。

それと起動終了のたびに同期とバックアップしてくれるので遅くなります。設定によって止めさせることもできるようですが、なんかうまくいきませんでした。

今のところはGoogle Bookmarks Buttonでブックマークの追加や整理をしてGmarksでサイドバーに表示させて閲覧、Google Browser Syncはバックアップ用といった感じで使っています。とにかくgoogleに丸投げの自分がいるわけです。

はてなブックマークもサイドバーに表示できたらいいかもですね。でも数が膨大にあるのでタグを表示できたほうがいいのかな?なんかありそうな気がするので探して見ましょう。